Kaip DVS padeda mažinti biurokratiją ir taupyti laiką?

Dokumentų valdymo sistema (DVS) tampa labai svarbiu, kasdien naudojamu įrankiu, kuris mažina šią administracinę naštą ir didinančiu darbo efektyvumą.

Vidutinės laiko sąnaudos „rankiniam“ dokumentų valdymui

Pasaulinės tyrimų organizacijos IDC duomenimis:

• Darbuotojai vidutiniškai ieško dokumento apie 18 minučių.
• Apie 20% darbo savaitės (8 val.) praleidžiama ieškant informacijos ar tvarkant dokumentus.
• 1 iš 20 dokumentų yra pametamas ar prarandamas.
• Dokumento atkūrimas kainuoja vidutiniškai 120 €.

Jeigu įmonėje dirba 20 administracijos darbuotojų – per savaitę ieškant dokumentų prarandama maždaug:

20 darbuotojų × 8 val. = 160 darbo valandų per savaitę. Tai sudaro 640 valandų per mėnesį ir daugiau nei 7 500 valandų per metus.

Skaičiuojant vidutinį darbo valandos kaštą (pvz., 15 €/val.) – tai sudaro 112 500 € per metus vien tik dėl neefektyvaus dokumentų valdymo!

Kaip DVS tai keičia?

DVS automatizuoja daugelį procesų ir leidžia atlikti dokumentų operacijas vos keliais paspaudimais.

• Dokumento paieška – per kelias sekundes su raktažodžiu.
• Automatizuoti derinimo etapai – pvz., sąskaitos ar ataskaitos automatiškai perduodamos tvirtinimui atsakingiems asmenims.
• Eliminuojama dokumentų dubliavimo problema – dirbama su viena patvirtinta versija.
• Pasirašymas ir peržiūra vyksta nuotoliniu būdu – taupant fizinį laiką.

Tyrimai rodo, kad įdiegus DVS:

• Dokumentų paieškai skirtas laikas sumažėja iki 80%.
• Derinimo laikotarpiai trumpėja vidutiniškai 40–60%.
• Klaidų ir prarastų dokumentų kiekis sumažėja iki 90%.

Pavyzdys iš praktikos

Įmonė, kuri turi 50 darbuotojų, kas mėnesį derina apie 300 sąskaitų, ataskaitų, sutarčių. Kiekvienam dokumentui „rankiniu būdu“ skiriama apie 20 min. su visais etapai – paieška, peržiūrėjimas, siuntimas, pasirašymas…

300 dok. × 20 min = 6 000 min / mėn = 100 valandų per mėnesį.

Įdiegus DVS ir sumažinus trukmę 60% – lieka tik 40 valandų per mėnesį, sutaupant 60 valandų × 15 €/val. = 900 € per mėnesį, arba 10 800 € per metus – tik iš vieno proceso.

Laiko sutaupymas – daugiau erdvės prasmingam darbui

Laiko sutaupymas tiesiogiai reiškia mažesnį krūvį darbuotojams. Kai nereikia valandų valandas skirti dokumentų paieškai, siuntinėjimui, versijų tikrinimui ar derinimo sekimui – žmonės gali sutelkti dėmesį į tai, kas iš tikrųjų kuria vertę: strateginį planavimą, klientų aptarnavimą, kūrybinius sprendimus ar vidinių procesų tobulinimą.

Tai ypač svarbu šiuolaikiniame darbe, kuriame vis daugiau kalbama apie emocinę sveikatą, motyvaciją ir darbuotojo įsitraukimą. Nuolatinis darbas su pasikartojančiomis, monotoniškomis užduotimis dažnai kelia nepasitenkinimą ir net perdegimą, ypač kai šios užduotys trukdo atlikti prasmingesnius darbus.

Automatizuojant dokumentų valdymo procesus – darbuotojai ne tik taupo laiką, bet ir patiria mažiau streso, nes sumažėja klaidų tikimybė, nereikia nuolat sekti terminų ar „gaudyti“ kolegų dėl pasirašymo. Tai gerina darbo atmosferą, stiprina tarpusavio pasitikėjimą ir mažina mikrovaldymo poreikį.

Be to, kai žmonės gali koncentruotis į aukštesnės vertės veiklas – dažnai padidėja inovacijų potencialas, darbuotojai pasiūlo efektyvesnių būdų dirbti, kuria naujas idėjas ar inicijuoja procesų pagerinimus, kurie dar labiau skatina organizacijos augimą.